Informations- und Archivsystem

Informationsmanagement – Archivierung – digitale Ablage
Dies sind Schlagworte, die immer öfter unsere Aufmerksamkeit erregen und über die wir uns vermehrt Gedanken machen.

• Wie finde ich schnell wichtige Dokumente wieder?
• In welcher Form soll mein Unternehmen Rechnungen archivieren?
• Kann ich Emails und Dokumente gemeinsam ablegen?
• Kann ich das alles erreichen, ohne viel Geld investieren zu müssen?

Dies sind Fragen, die sich auch eHouse gestellt hat und sich für das deutsche Unternehmen Accantum als Partner in Archivierungsfragen ausgesucht hat.
Verläßliche, einfach zu bedienende und kostenkünstige Archivierung, die mit wenig Aufwand bei Ihnen eingesetzt werden kann und die Ihnen jede Menge Zeit beim finden von Dokument erspart!

ACCANTUM - Die webbasierte Archivierungslösung

Tag für Tag werden wir mit Informationen überflutet. Verwertbar sind sie nur, wenn sie in ein System gebracht werden. Ordnung ist ein sehr altes menschliches Bedürfnis.

ACCANTUM

Ist die moderne webbasierte Archivierungs- und Dokumenten Management Lösung. Sehr einfach zu bedienen werden beliebige Dokumente - nach Art, Größe und Format - wie z.B. Emails, Papiere, Pläne und vieles mehr, über das Web in einem zentralen Datenpool abgelegt. Mittels eines Browsers können Sie diese Daten dann von überall aus schnell und sicher abrufen, so daß wertvolles Wissen jederzeit verfügbar ist. So sparen Sie erhebliche Kosten, Zeit für das Suchen und Platz für die Ablage.

Weltweiter Zugriff

In der Zentrale steht ein Server, auf dem alle Dokumente gespeichert sind. Jeder Mitarbeiter greift über das Web auf die aktuellen Informationen zu und legt seine Dokumente im zentralen Archiv wieder ab. Ihren Kunden kann schnell und sicher Auskunft erteilt werden. Alle Mitarbeiter verfügen über das aktuelle Wissen - und das ohne zeitaufwendiges Suchen und ohne Platzbedarf für ein Papierarchiv. Das spart Geld und erhöht die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.

Document Manager

Mit dem ACCANTUM Document Manager automatisieren Sie die Dokumentenverarbeitung, -ablage und -verschlagwortung für ein- und ausgehende Post. So verringern Sie die Zeit für die alltäglichen Arbeiten und haben mehr freie Kapazität für gewinnbringende Beschäftigungen.

Ausgehende Dokumente drucken, senden, archivieren

Belege aus nahezu jeder Anwendung (Warenwirtschaft, ERP usw.) werden automatisch eingelesen und weiter verarbeitet.   Eingehende Dokumente scannen, erkennen, archivieren Gescannte Dokumente, wie Eingangsrechnungen oder Lieferscheine, werden mittels Barcode- und OCR-Erkennung ausgelesen und vorgangsgetreu archiviert. Ferner können die automatisch ausgelesenen Werte, wie beispielsweise Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag, für die weitere Verarbeitung - wie dem Abgleich mit den Bestelldaten aus dem Warenwirtschaftssystem - verwendet werden.

Prozesse / Workflow

Mit dem Document Manager können Prozesse beliebig definiert und Dokumente somit automatisiert verarbeitet werden.

Es gibt eine Case-Studies, in denen verschiedene Lösungsszenarien beschrieben werden, eines davon paßt sicherlich zu Ihnen!

Auch eHouse hat bereits einige Accantum Referenzen aufzuweisen, die Sie hier nachlesen können.

Was versteht man unter Archivierung?

Die Abbildung von Geschäftsprozessen und -unterlagen in elektronische Dokumente erfordert eine geeignete Ablage der entstehenden Daten für die spätere Verwendung, deren Wiederfinden und Aufbereitung. Dies betrifft sowohl Datensätze als auch elektronische Repräsentationen papierner Geschäftsdokumente und sonstiger Belege. Die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten wird als Archivierung bezeichnet.

Die Archivierung ist als Teil eines Dokumentenmanagement-Prozesses zu sehen. Neben der Erzeugung (bsp. Warenwirtschaft), Bearbeitung und Verwaltung elektronischer Dokumente spielt die dauerhafte Speicherung (Archivierung) eine besondere Rolle, denn es wird üblicherweise erwartet, daß einerseits die Dokumente bis zum Ablauf einer vorgegebenen Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und andererseits deren Vertraulichkeit und Integrität gewahrt bleibt. Die technische Ausgestaltung dieses Prozesses erfolgt über Archivsysteme

Es ist zweckmäßig, elektronische Archive gegenüber Systemen zur Datensicherung abzugrenzen. Bei einer Datensicherung werden Kopien der System- und Nutzdaten angelegt. Die gesicherten Daten werden hierbei physikalisch vom IT-System getrennt und gefahrengeschützt beispielsweise auf Datenbänder gelagert.

Elektronische Archive dagegen sind regelmäßig in den laufenden Systembetrieb eingebunden. Dabei werden üblicherweise große Mengen von elektronischen Dokumenten abgelegt, die aus dem elektronischen Archivsystem heraus jederzeit abgerufen werden können.

Kleine Archivsysteme, bestehen aus einem Archivserver mit angeschlossenem Massenspeicher, beispielsweise einer Festplatte.

Größere, gegebenenfalls verteilte Archivsystemen zur organisationsweiten Archivierung von relevanten Geschäftsdokumenten, bestehend aus zentralen Archivserver-Komponenten mit RAID-Systemen, Jukeboxen oder der Anbindung an Storage Area Networks (SAN) für das zentrale Speichern von Dateien. Außerdem werden WORM-Medien für die revisionssichere, unveränderbare Speicherung von Daten eingesetzt.